業(yè)精勤進 | 邁好第一步 見到新氣象 普陀區(qū)檔案局扎實推進檔案接收“六步工作法”
六步工作法
邁好第一步 見到新氣象
檔案接收進館工作是檔案館的法定職責(zé)，也是檔案館的重要基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。普陀區(qū)檔案館本著早計劃、早部署、早落實的工作要求，于2020年底即著手開展2021年的檔案接收工作。
為了使2021年檔案接收工作更加規(guī)范、更加有序，普陀區(qū)檔案館在優(yōu)化工作程序的基礎(chǔ)上，制定檔案接收“六步工作法”，扎實推進檔案接收工作。
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第一步：摸清家底，理清思路
整合相關(guān)科室力量開展“集約式”接收準(zhǔn)備。以館藏檔案目錄數(shù)據(jù)為支撐，排摸立檔單位在館檔案接收年度、門類和內(nèi)容，確保預(yù)接收檔案與館藏檔案實現(xiàn)有效銜接。同時以歷年業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查結(jié)果為抓手，了解各立檔單位基本情況，預(yù)估并分析接收過程中可能存在的難點與堵點，為上門實地查看檔案質(zhì)量和與檔案人員順暢對接打下基礎(chǔ)。
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第二步：列入計劃，周密部署
召開檔案接收工作專項會議，進一步加強工作領(lǐng)導(dǎo)，完善內(nèi)部機制，明確責(zé)任分工。2021年度檔案接收進館工作由綜合科負責(zé)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案接收，信息化小組保障電子檔案數(shù)據(jù)的接收與導(dǎo)入，技術(shù)保護科負責(zé)檔案實體的消毒、上架和及時、方便提供利用。2020年底，向納入接收計劃的17家單位發(fā)布《關(guān)于2021年度接收檔案進館工作的通知》（普館[2020]24號），提高立檔單位對檔案移交進館工作的重視程度與推進力度，保證檔案順利移交進館。
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第三步：組織培訓(xùn)，夯實基礎(chǔ)
由于各立檔單位的檔案人員多為兼職，且人員調(diào)動頻繁，加之檔案期滿10年才移交進館，許多檔案人員都是第一次經(jīng)歷，相關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作要求都不夠了解。為確保后續(xù)工作順利開展，區(qū)檔案館于2020年11月27日召開2021年度檔案接收進館專題培訓(xùn)會，明確檔案接收進館的依據(jù)、范圍和時間，對接收標(biāo)準(zhǔn)、接收流程及在歷年接收過程中出現(xiàn)的問題進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求所有移交檔案對照《普陀區(qū)檔案館接收工作標(biāo)準(zhǔn)》進行自查與整改。
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第四步：實地走訪，上門指導(dǎo)
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逐一實地走訪各立檔單位，查閱檔案實體質(zhì)量，查看電子條目錄入情況，對組卷（件）不合理、錄入不規(guī)范、保管期限劃分不當(dāng)?shù)臋n案，當(dāng)場提出整改意見，并填寫整改意見表，督促立檔單位按照要求完成整改，確保進館檔案質(zhì)量。同時，根據(jù)立檔單位遇到的實際情況，提出合理化建議，幫助解決其檔案進館整理過程中遇到的難點問題。
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第五步：嚴(yán)格要求，規(guī)范整理
為了保證進館檔案實體及其電子數(shù)據(jù)的齊全完整，區(qū)檔案館對照《普陀區(qū)檔案館接收工作標(biāo)準(zhǔn)》，對立檔單位進館檔案逐卷、逐件進行鑒定檢查，對進館電子數(shù)據(jù)逐條進行審核，對進館要求的全宗介紹、歷史沿革等逐項進行確認，不符合質(zhì)量要求的必須整改到位，在檔案館工作人員確認完畢后，方可辦理移交手續(xù)。
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第六步：有序推進，按期移交
由于各立檔單位的檔案數(shù)量狀況和質(zhì)量情況都有所不同，檔案人員的時間安排也有所差異，區(qū)檔案館將會同各立檔單位合理安排進館時間，保質(zhì)保量地完成檔案移交進館工作。同時，針對有不同需求的單位，區(qū)檔案館將提供個性化服務(wù)，以滿足不同的需要。為確保檔案移交進館工作按計劃有序推進，區(qū)檔案館將于2021年6月召開年中推進會，督促未能安計劃推進的單位，按時間節(jié)點落實移交工作。
檔案接收“六步工作法”是在總結(jié)歷年接收工作基礎(chǔ)上提煉出的檔案接收工作法，也是進一步優(yōu)化服務(wù)的重要舉措。我們將不斷挖掘自身潛力，努力提升服務(wù)質(zhì)量，更好地為機關(guān)、企事業(yè)單位和公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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撰稿：謝菲
編輯：胡俊、王丹
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